Nonostante l’adozione di sistemi informativi avanzati e procedure di controllo articolate, ancora oggi molte aziende dispongono di una conoscenza limitata e frammentata dei propri flussi di spesa, specialmente per quanto riguarda gli acquisti indiretti non direttamente collegati alla produzione. Questa carenza di trasparenza impedisce di identificare inefficienze, duplicazioni e opportunità di ottimizzazione che potrebbero tradursi in risparmi significativi.
Per invertire la tendenza è importante analizzare in modo sistematico i flussi di spesa aziendali, ricorrendo a una spend analysis efficace e ben strutturata.
Cos’è la spend analysis e perché risulta necessaria
La spend analysis rappresenta il processo di raccolta, pulizia, classificazione e analisi dei dati relativi agli acquisti aziendali, con l’obiettivo di trasformare informazioni frammentate in insight azionabili che guidino decisioni strategiche.
Gli obiettivi principali mirano a ottenere visibilità completa sulla destinazione della spesa e sui fornitori utilizzati, identificare opportunità concrete di risparmio attraverso il consolidamento dei fornitori e la rinegoziazione delle condizioni commerciali, ridurre i rischi operativi mappando le dipendenze critiche e le concentrazioni pericolose, e migliorare la compliance aziendale verificando il rispetto delle procedure e dei contratti.
I benefici economici derivanti da una spend analysis strutturata sono potenzialmente numerosi. I risparmi diretti rappresentano il beneficio più evidente: il consolidamento dei fornitori incrementa il potere negoziale consentendo di ottenere condizioni più vantaggiose, mentre l’eliminazione di duplicazioni consente di ridurre i costi senza richiedere investimenti complessi.
Anche la riduzione dei costi di processo ha impatto tutt’altro che trascurabile. Un numero inferiore di fornitori, infatti, comporta meno transazioni da gestire, meno ordini da emettere e fatture da processare. L’automazione degli ordini ricorrenti, possibile solo quando la spesa è stata mappata e strutturata, riduce drasticamente i costi amministrativi liberando risorse per attività a maggior valore aggiunto.
Il miglioramento della gestione del capitale circolante si realizza attraverso la razionalizzazione dei termini di pagamento. Il consolidamento dei fornitori consente di standardizzare le condizioni eliminando anomalie, ottimizzare i flussi di cassa e ridurre il capitale circolante necessario.
Infine, c’è da considerare la riduzione dei rischi operativi, che costituisce un beneficio meno immediato ma strategicamente rilevante: la visibilità completa su tutti i fornitori critici consente infatti di implementare preventivamente piani di contingenza.
Strumenti e tecnologie da adottare
Per ottimizzare la spend analysis è necessario disporre di strumenti tecnologici che ne riducano la complessità operativa e ne aumentino l’affidabilità. La possibilità di aggiornare i dati in modo frequente, senza ricorrere ogni volta a elaborazioni manuali, rappresenta un elemento decisivo per rendere l’analisi sostenibile nel tempo.
Le piattaforme dedicate di spend analysis, per esempio, offrono soluzioni integrate pensate per automatizzare l’intero ciclo di analisi. Tra le funzionalità più rilevanti figurano l’automazione dell’estrazione automatica dei dati dai sistemi aziendali, della classificazione e normalizzazione delle transazioni, della pulizia delle anagrafiche fornitori e del confrontano i prezzi con benchmark di mercato. Questi strumenti sono particolarmente indicati per realtà di medie e grandi dimensioni, con volumi rilevanti e necessità di analisi continuativa.
Ci sono poi le soluzioni di Business Intelligence, che permettono di costruire analisi personalizzate con grande flessibilità e una forte capacità di integrazione con fonti dati eterogenee. Tuttavia, richiedono competenze analitiche più avanzate e non automatizzano le fasi di preparazione dei dati, che devono essere gestite separatamente tramite processi strutturati o strumenti esterni.
Infine, è possibile considerare gli strumenti nativi nei sistemi ERP, che offrono funzionalità di base per l’analisi della spesa, sfruttando direttamente i dati già presenti nel sistema gestionale.
Qualunque sia lo strumento scelto, è fondamentale che l’analisi della spesa sia integrata con il monitoraggio dei principali indicatori di prestazione per l’e-procurement, per garantire una visione completa delle performance e supportare le decisioni strategiche. Per approfondire questo aspetto, vi consigliamo la lettura della guida sui kpi per ufficio acquisti realizzata dagli esperti di RS.
Dall’analisi all’azione
Individuare opportunità di risparmio attraverso la spend analysis è solo il primo passo: perché i dati si traducano in risultati concreti, è necessario predisporre un piano di implementazione strutturato, capace di superare eventuali resistenze organizzative e garantire l’esecuzione disciplinata delle iniziative.
Un elemento chiave in questa fase è la creazione di una task force interfunzionale, in grado di rappresentare tutte le prospettive aziendali rilevanti. Il team acquisti contribuisce con la conoscenza dei mercati di fornitura e le competenze negoziali; la funzione finance assicura una valutazione accurata degli impatti economici e monitora i risparmi realizzati; le operation garantiscono che le soluzioni individuate siano sostenibili dal punto di vista operativo; infine, l’IT fornisce il supporto necessario per integrare le tecnologie coinvolte nei sistemi esistenti.
A questa struttura va affiancata la definizione di una roadmap dettagliata, con priorità chiare, tempistiche realistiche e traguardi misurabili. Poiché non tutte le iniziative possono essere implementate contemporaneamente, è essenziale stabilire una sequenza coerente che tenga conto dell’impatto economico atteso, della fattibilità operativa e della disponibilità delle risorse coinvolte.
Un altro elemento critico è la chiara attribuzione delle responsabilità. Ogni iniziativa deve avere un referente esplicitamente nominato, responsabile del coordinamento delle attività, della rimozione degli ostacoli e del raggiungimento dei risultati. Allo stesso modo, la definizione di obiettivi quantitativi chiari, corredati da scadenze precise, è indispensabile per orientare l’azione: traguardi vaghi tendono a disperdere gli sforzi, mentre target misurabili generano focus e impegno.
In questo percorso, il ruolo del Chief Financial Officer (CFO) è determinante. La spend analysis, infatti, non è soltanto uno strumento per l’ottimizzazione degli acquisti, ma anche un potente mezzo di controllo di gestione, che consente di governare meglio il cash flow e di migliorare la previsione delle uscite finanziarie.
L’integrazione dei risultati della spend analysis nei processi di budgeting e forecasting consente infine di riflettere con maggiore accuratezza i benefici attesi nelle previsioni economiche aziendali.
Un punto di partenza ormai imprescindibile
La spend analysis rappresenta il punto di partenza imprescindibile per qualsiasi strategia moderna di procurement maturo e controllo efficace della spesa aziendale.
In un contesto economico caratterizzato da margini operativi compressi, volatilità crescente e risorse limitate, la capacità di identificare sistematicamente e realizzare concretamente opportunità di risparmio costituisce un vantaggio competitivo tangibile che si riflette direttamente sulla redditività.
Il principio guida rimane universalmente valido: non si può gestire efficacemente ciò che non si misura accuratamente. Le organizzazioni che investono nella spend analysis costruiscono una capacità permanente che rafforza la governance finanziaria e la competitività complessiva.