Come pubblicizzare un evento al meglio
Pubblicizzare un evento è un mestiere e l’esperienza nel settore e la professionalità sono aspetti fondamentali anche in questo settore.
Per promuovere un evento al meglio e fare in modo che abbia successo, pertanto, occorre applicare alcune regole tradizionali del marketing e della comunicazione, aggiungendo poi alcuni altri elementi legati alla specificità della tipologia di evento e ai canali di comunicazione più adatti.
Bisognerebbe entrare nel merito di ogni specifico evento, per descrivere correttamente il relativo processo di promozione e comunicazione. Si possono però considerare valide per tutti gli eventi alcune regole generali, che verranno sintetizzate di seguito.
Come pubblicizzare un evento: l’analisi, la strategia e il piano di comunicazione
Punti fondamentali per pubblicizzare un evento: l’analisi, la strategia e il piano di comunicazione; di seguito, qualche cenno.
Esistono svariate tipologie di eventi: es. convegni, seminari, conferenze, esposizioni e mostre, eventi culturali, aziendali, politici, benefici, culinari, sportivi, per bambini, di entertainment in generale, di promozione di prodotti o servizi, ecc.
In base alla tipologia di evento, occorre analizzare se l’accesso all’evento è solo su invito personale, su invito generico o aperto al pubblico; poi, se a pagamento o gratuito.
Partendo dagli elementi di cui sopra, l’analisi si deve concentrare sull’individuazione del target a cui rivolgere la promozione dell’evento: età, sesso, area geografica, categoria professionale, livello culturale, propensione alla spesa, sono i parametri principali da analizzare per stabilire il target per il proprio evento e il numero di persone desiderato.
Considerando che è pressoché impossibile che ad ogni invito inviato corrisponda un partecipante, occorrerà predisporre un numero di inviti di gran lunga superiore al numero di partecipanti desiderato.
Occorre a questo punto fare delle stime, per individuare la redemption, ovvero il tasso percentuale del numero di partecipanti rispetto al numero di inviti.
Se, ad esempio, si valuta che ogni 50 inviti possa aderire un partecipante, il tasso di redemption è del 2 per cento. A quel punto, per avere 100 partecipanti, si dovranno inviare 5.000 inviti.
Come pubblicizzare un evento: il budget di comunicazione
Altro elemento importante è il budget di comunicazione.
In base alla cifra che si ha possibilità di investire, si potranno stabilire le risorse da mettere in pista per la promozione dell’evento, ad esempio:
– la tipologia di inviti;
– i canali di diffusione;
– le persone che si potranno dedicare alla promozione;
– l’eventuale acquisto di database di contatti;
– la predisposizione di comunicati stampa e di campagne pubblicitarie;
Ad esempio, la creazione di un invito – indipendentemente dal fatto che sia cartaceo o elettronico, contenente grafica o solo testo – può avere dei costi molto differenti a seconda ad esempio del fatto che ci lavori un grafico o meno, oppure che debba essere distribuito da persone o inviato per email, piuttosto che diffuso sui media tradizionali (carta stampata, radio, TV) o online (periodici, portali, blog).
Se gli inviti sono cartacei, occorrerà preoccuparsi di diffonderli attraverso canali tradizionali, come la posta o la distribuzione tramite volantinaggio, preferibilmente in maniera mirata, cercando di scegliere i luoghi dove presumibilmente sia possibile entrare in contatto con il target di riferimento.
Qualora, in alternativa o in maniera complementare, gli inviti siano elettronici, è necessario disporre di un buon database di indirizzi email – di privati o aziendali, a seconda del tipo di evento – per l’invio elettronico.
Esistono in commercio database di contatti più o meno validi e più o meno costosi; in questo caso, l’esperienza la fa da padrone…
Nel caso in cui si scelga di sfruttare anche i canali social per azioni di Social media marketing, occorre scegliere i social network più opportuni per il tipo di evento.
Facebook è sicuramente lo strumento più diffuso, più versatile e, probabilmente, più semplice per questo tipo di attività.
Come pubblicizzare un evento gratis
Avere un budget a disposizione per la promozione di un evento, è ovviamente consigliato per la sua migliore riuscita.
Qualora invece non si abbia un budget a disposizione, è comunque possibile provare a pubblicizzare un evento con dei mezzi accessibili a tutti, cercando di sfruttarne al massimo la loro efficacia.
Un primo tradizionale sistema è quello del passa-parola.
Per operare al meglio in questo senso, occorre fare innanzitutto mente locale sul proprio universo di contatti personali, per selezionare quelli ritenuti migliori per l’evento da pubblicizzare, in base agli stessi parametri già menzionati per la scelta del target.
Un altro elemento da tenere in considerazione è quello di puntare su contatti che a loro volta possano promuovere l’evento sulla base del passa-parola.
Chiedere favori ad amici, conoscenti e colleghi che abbiano possibilità di entrare in contatto con potenziali partecipanti rappresenta una strada complementare.
Lo scambio-merci può essere un efficace metodo alternativo: ad esempio, valutare la possibilità di barattare delle partecipazioni all’evento, dei prodotti o dei servizi legati all’iniziativa, ammesso che abbia senso, in cambio della possibilità di sfruttare dei canali di comunicazione gratuitamente.
Il mondo dell’online offre diverse possibilità per pubblicizzare eventi, a patto di disporre di alcuni strumenti di base e di una certa dimestichezza nel loro utilizzo.
Come pubblicizzare un evento su Facebook
Tra i canali social, Facebook è probabilmente il più diffuso.
Seguendo la logica legata al fatto che la maggior parte delle persone che utilizza uno smartphone, un tablet o un personal computer possiede una pagina Facebook personale, utilizzando questo canale sarà possibile comunicare con contatti coerenti con il target definito per l’evento
In base alla tipologia di evento, è possibile utilizzare gli strumenti più opportuni che Facebook mette a disposizione.
Se, ad esempio, si tratta di un evento più legato alla propria sfera personale, sarà possibile utilizzare gli strumenti disponibili per la propria pagina Facebook personale.
Se, invece, l’evento riguarda altri ambiti, ad esempio aziendale o legato a un’organizzazione oppure a un’attività, può essere più opportuno impiegare strumenti messi a disposizione dalle pagine aziendali di Facebook.
Indipendentemente dal tipo di pagina Facebook, il sistema suggerito è quello di utilizzare il tool di creazione eventi, che consente di inserire:
– la data
– l’orario
– il luogo dove si svolgerà (collegato a “Google Maps”, con possibilità di visualizzazione del punto preciso sulla mappa)
– il titolo
– un testo di descrizione dell’evento
– un immagine grafica dell’invito, preoccupandosi di rispettare la risoluzione e il formato in pixel suggeriti dalla guida di Facebook, affinché possa essere visualizzata correttamente sia su smartphone che su personal computer.
Tra le opzioni, vi è la possibilità di indicare se la partecipazione è gratuita o a pagamento, se l’evento debba essere visibile a tutti o solo agli invitati o a un gruppo ristretto, se gli invitati possono invitare a loro volta altre persone e se possono pubblicare post.
Una volta creato l’evento, sarà possibile invitare tutti i propri contatti Facebook.
Qualora si disponga di un minimo di budget, Facebook fornisce la possibilità di promuovere l’evento a pagamento attraverso una campagna promozionale, definendo il target sulla base dei parametri descritti sopra e la cifra che si è disposti a investire in un certo orizzonte temporale per la visualizzazione dell’evento da parte dei contatti potenziali.
Una volta stabilito il target, si è in grado di visualizzare la numerosità dei contatti che potrebbero visualizzare l’evento e, potenzialmente, cliccare sul tasto di partecipazione all’evento. Ovviamente, questo non garantisce poi la partecipazione effettiva al 100 per 100, per cui sarà poi opportuno attivare altre azioni per assicurarsi che i partecipanti “virtuali” si trasformino poi in “effettivi”.