Ormai da alcuni anni la fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia a vari livelli e molte aziende hanno potuto apprezzarne i pregi. Per altro ultimamente anche coloro che ne sono stati esentati, ad esempio chi ha aderito al regime forfettario, sta rivalutando questo metodo di fatturazione e lo sta introducendo nella gestione della propria impresa.
Gestire in modo rapido le fatture elettroniche e approfittare di tutti i vantaggi offerti dalle stesse è una questione correlata anche al tipo di software che si utilizza. Le proposte disponibili sono varie, cerchiamo però di analizzare quali sono le caratteristiche essenziali che un programma per la gestione della fatturazione elettronica deve avere.
Software per commercialisti e consulenti
Tra coloro che hanno a disposizione un software fatturazione elettronica, una buona fetta è costituita dai commercialisti e dai consulenti del lavoro. I software in questi casi non solo devono essere utili e pratici per l’uso interno, ma devono garantire anche la possibilità di offrire alla clientela strumenti snelli e facili da utilizzare. In questo modo si ottengono due importanti risultati: la parte fiscale e di gestione delle fatture, propria dello studio del commercialista e dei centri di consulenza, per certi versi si automatizza e si riducono in modo estremo i tempi da dedicare a questo tipo di attività.
Contemporaneamente si libera del tempo, che può essere utilizzato per consulenze strategiche o per altri scopi. Essenziale in questi casi è la possibilità di utilizzare software in cloud, che consentono di gestire tutte le attività contabili e fiscali con un’unica applicazione.
Per l’azienda o il libero professionista
Tutti gli altri clienti che utilizzano dei software per la fatturazione elettronica sono quelle aziende che preferiscono avere a disposizione un completo gestionale, che consenta loro di godere appieno dei vantaggi correlati all’utilizzo delle fatture elettroniche.
In vari casi questi soggetti si appoggiano al commercialista, quindi utilizzano gli strumenti che questi mette loro a disposizione. Che si tratti della prima o della seconda opzione un programma per la gestione delle fatture elettroniche deve avere delle caratteristiche fondamentali, a partire dalla possibilità di ridurre le tempistiche per la compilazione dei documenti. Questo si può fare grazie alla disponibilità di conservare all’interno del programma le schede anagrafiche di fornitori e clienti, in modo da poterli utilizzare all’interno delle fatture in tempi minimi. Oltre a questo è importante che il software consenta di automatizzare anche la fase di invio delle fatture al sistema di interscambio, evitando all’utilizzatore di dover controllare l’effettiva ricezione del documento.
Ovviamente anch’io utilizzo un software per emettere le mie fatture elettroniche e nel mio caso ho scelto Fattura Smart, proposto da Wolters Kluwer. Lo utilizzo fin da quando la fatturazione elettronica è stata resa obbligatoria e il mio feedback è sicuramente positivo. Il software viene inoltre aggiornato e migliorato ogni mese, diventando sempre più funzionale.
L’archiviazione
Un altro elemento importante da considerare riguarda l’archiviazione delle fatture elettroniche, in entrate e in uscita. Nonostante oggi le fatture si siano trasformate in un documento digitale, quindi per sua natura incorporeo, e nonostante il fatto che questo tipo di documenti debba passare attraverso uno strumento offerto dall’Agenzia delle Entrate, quale il sistema di interscambio, vige anche l’obbligo delle aziende di conservare sia le fatture attive, sia quelle passive. Se il software per la fatturazione che si utilizza abitualmente offre anche questo servizio, chiaramente la quesitone si semplifica al massimo. Perché diviene un vero e proprio gestionale per le fatture, che consente di compilarle, verificarle, consegnarle e anche di archiviarle in modo corretto.
L’utilizzo del cloud
I migliori programmi per la fatturazione oggi disponibili in commercio fanno largo uso del cloud. I vantaggi sono svariati, a partire dal fatto che per utilizzarli non serve essere presenti al singolo terminale in azienda: il cloud è accessibile da qualsiasi parte al mondo, è sufficiente avere a disposizione una connessione a internet e le credenziali per l’accesso. Oltre a sfruttare il cloud per l’uso del software, è importante poterlo utilizzare anche per la conservazione e l’archiviazione delle fatture attive e passive e delle ricevute. Cosa che rende possibile una rapida consultazione di tutti i documenti in qualsiasi momento e posizione.
Alcuni programmi permettono anche di inserire nell’archivio sul cloud le fatture di tipo tradizionale ricevute, così come quelle già presenti in azienda, ricevute negli anni passati in formato cartaceo. La digitalizzazione è ovviamente un passaggio essenziale, che permette poi di avere un archivio completo, che non occupa alcun tipo di spazio in azienda ma che è sicuro e sempre consultabile.
Ulteriori funzionalità
Ci sono poi necessità specifiche delle singole realtà, che dipendono anche dal momento storico o dal tipo di attività svolta. Per gli studi dei commercialisti e dei consulenti del lavoro la gestione di numerose schede cliente, con la possibilità di offrire ad ognuno uno strumento per la fatturazione elettronica e un archivio personalizzato è fondamentale. Anche in tali casi è possibile creare un archivio collettivo sul cloud, sempre disponibile per il professionista e per i clienti; ovviamente per questi ultimi è possibile l’accesso solo ai documenti che li interessano.
Si trovano in rete anche appositi software che insieme alla gestione della fatturazione si occupano anche di tutte le altre attività contabili e fiscali, in modo da renderle più snelle e veloci. Alcuni programmi fungono anche da supporto nella digitalizzazione dei documenti di un’attività, non solo per quanto riguarda le fatture. Questo tipo di funzionalità sono situazionali, ma è comunque importante sapere che è possibile averle a disposizione.