Ricorrere al Briefing è una pratica attualmente sempre più diffusa per condividere informazioni e migliorare la comunicazione interna tra professionisti e lavoratori.
Il Briefing serve innanzitutto per aggiornare tutti i soggetti che, seppur con ruoli e compiti diversi, collaborano allo stesso progetto o sono coinvolti in attività comuni all’interno di una realtà aziendale.
Attraverso questo strumento, si possono inoltre dettare le linee guida di un’iniziativa professionale, promuovendo la trasparenza, sviluppando il senso di responsabilità e migliorando i rapporti di comunicazione con il datore di lavoro o con il cliente che ha commissionato il progetto.
Briefing: cosa è
Il termine Briefing deriva dal verbo inglese to brief che significa non solo informare, dare istruzioni, ragguagliare ma anche riassumere. È proprio nella duplice accezione di informare e riassumere che il Briefing trova la sua essenza e funzionalità. In italiano, infatti, la parola Briefing viene utilizzata per definire una riunione o sessione informativa in cui si riassumono i punti chiave di un argomento o di un progetto condiviso.
Il termine è nato in ambiente militare per indicare una breve riunione in cui il comandante comunica sinteticamente agli uomini in procinto di partecipare a una missione tutte le informazioni e le istruzioni relative alla stessa.
Il termine si è poi esteso in ambito aziendale per designare brevi incontri informativi, finalizzati a fare il punto della situazione su determinati lavori in corso ma anche e soprattutto a pianificare un progetto, affidando compiti specifici a ciascun professionista coinvolto , in base ad una scaletta ben definita.
Briefing aziendale
Generalmente, un Briefing è organizzato dal datore di lavoro o da un responsabile (Project Manager) ed è aperto a un gruppo di persone ristretto, corrispondenti a coloro che collaborano a un determinato progetto.
Questo tipo di riunione prevede una durata variabile che di solito non supera alcune ore. Quando il Briefing richiede tempi superiori, a metà meeting si può organizzare un breve coffee break, necessario sia per permettere ai partecipanti di raccogliere le idee sia per un momento di pausa rigenerante.
Gli argomenti trattati e analizzati durante il Briefing vengono poi riportati all’interno di un documento conclusivo chiamato Brief, successivamente distribuito o inviato a tutte le persone presenti.
Esempi
Attualmente, il Briefing è una prassi diffusa in diversi ambiti professionali. Lo si utilizza per esempio ampiamente nell’organizzazione o promozione di eventi per stabilire il planning (piano di lavoro), tutti i passi da seguire e le mansioni da svolgere.
Nel settore pubblicitario, invece, il termine Briefing ha assunto un significato autonomo.
Briefing pubblicitario
In ambito pubblicitario, con il termine Briefing si indica o un’azione – nello specifico la trasmissione di un documento di Briefing – o un evento – ovvero la riunione di Briefing – con cui un’azienda fornisce informazioni utili per lo sviluppo di una campagna pubblicitaria o di una ricerca di Marketing.
Il documento di Briefing redatto da un’impresa e consegnato a un’agenzia pubblicitaria specializzata riassume:
- tutti gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere attraverso l’investimento pubblicitario;
- il target a cui rivolgersi;
- il budget;
- gli strumenti di comunicazione da utilizzare;
- la durata e i tempi di realizzazione della campagn pubblicitaria;
- i vincoli da rispettare;
- qualsiasi altra informazione ritenuta necessaria per la realizzazione dell’attività commissionata.
La consegna del documento di Briefing o Brief da parte del cliente committente al reparto account del prestatore rappresenta quindi il punto di partenza di ogni campagna pubblicitaria.
Il reparto account redige a sua volta un proprio Brief e lo trasmette successivamente ai creativi.
Lo scopo è di elaborare una strategia di comunicazione, partendo dalle indicazioni del cliente e dalle ricerche di marketing.
Briefing negli eventi
Attualmente il termine Briefing è molto utilizzato anche nell’organizzazione degli eventi, aziendali o privati. In questo ambito, risulta però difficile stabilire una definizione precisa. Infatti, il settore degli eventi è così vasto e variegato da poter offrire distinte sfumature al concetto di Briefing.
Nell’ambito privato, il caso più caratteristico è quello dell’organizzazione di un matrimonio, nella cui realizzazione possono coesistere vari Briefing, focalizzati ciascuno su un determinato aspetto dell’evento:
- il Briefing sul menu serve ad esempio per scegliere tutte le portate del pranzo o della cena di nozze;
- il Briefing sulla location è invece volto a stabilire le caratteristiche tecniche, estetiche e funzionali delle strutture che ospiteranno il matrimonio.
Il tutto si conclude generalmente con un Briefing finale, nel corso del quale si illustrano tutti gli obiettivi raggiunti, dalla scelta dei fiori all’allestimento, e si spiega agli sposi come organizzarsi per vivere al meglio l’evento.
Debriefing
Il termine Debriefing indica invece un processo di analisi inversa rispetto al Briefing, attuabile mentre un progetto nelle sue fasi conclusive o al momento della sua chiusura. È nato anch’esso in ambiente militare per designare il rapporto effettuato alla fine di ogni missione.
In ambito professionale, il Debriefing definisce l’incontro o la serie di incontri che vengono organizzati per valutare i risultati ottenuti nonché un bilancio delle criticità del progetto intrapreso.
Nel corso di un Debriefing si verifica, ad esempio:
- se il budget è stato rispettato ed utilizzato coerentemente con i traguardi stabiliti;
- se sono stati eseguiti investimenti sbagliati in attività superflue;
- se tutti gli impegni presi sono stati mantenuti o se ci si è allontanati dagli obiettivi iniziali;
- quanti contatti sono stati acquisiti;
- quanti prodotti sono stati venduti;
- se si possono prevedere dei miglioramenti futuri per il progetto.
Il Debriefing si configura perciò come uno strumento molto utile che serve sia al team di progettazione sia al cliente, per appurare se il progetto è stato realizzato secondo la giusta modalità per il raggiungimento dei traguardi prefissati.